Procès-verbal d'assemblée générale d'association : modèle et règles
L'essentiel en 30 secondes
- Le procès-verbal (PV) est la preuve écrite des décisions de l'assemblée générale.
- Réclamé par la banque, la préfecture et les financeurs.
- Rédigé par le secrétaire de séance, signé par le président et le secrétaire.
- À conserver au moins 5 ans.
Rôle et valeur juridique du procès-verbal
Le procès-verbal d'assemblée générale consigne officiellement les délibérations et les décisions prises : approbation des comptes, quitus au bureau, élection des dirigeants, modification des statuts, orientation des projets. Il fait foi des décisions de l'association et les rend opposables aux tiers. C'est le document qui permet à un nouveau président de prouver son mandat, à la banque d'actualiser les signataires, ou à un financeur de vérifier que les comptes ont bien été approuvés.
Les mentions obligatoires
Pour être solide, un procès-verbal comporte au minimum :
| Élément | Contenu |
|---|---|
| En-tête | Nom de l'association, type d'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), date, heure et lieu |
| Présences | Nombre de membres présents et représentés, vérification du quorum |
| Ordre du jour | Rappel des points soumis à délibération |
| Délibérations | Pour chaque résolution : le texte soumis au vote et le résultat (voix pour, contre, abstentions) |
| Décisions | Résultat de chaque vote et décisions adoptées |
| Clôture | Heure de clôture et signatures du président et du secrétaire de séance |
Rédaction et signature
Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire de séance, à partir de ses notes et de l'ordre du jour. Il doit être fidèle, précis et neutre : on y rapporte les décisions et les résultats de vote, pas les débats mot à mot. Une fois relu, il est signé par le président et le secrétaire (ou selon les modalités prévues par vos statuts).
Rédigez le PV rapidement après la séance et faites-le signer sans tarder : un procès-verbal signé plusieurs mois après l'assemblée perd de sa force probante.
Conservation et usages
Conservez chaque procès-verbal au moins 5 ans — en pratique, gardez-les pendant toute la vie de l'association, car ils retracent son histoire décisionnelle. Le PV est à joindre à vos démarches : déclaration de changement de dirigeants ou de modification des statuts. Il complète la convocation pour former le dossier complet de votre assemblée.
Modèle de procès-verbal
Une résolution par décision, avec le décompte des voix : c'est ce qui rend le procès-verbal utilisable par la banque, la préfecture ou un financeur. Un exemple complet figure dans notre générateur de procès-verbal.
Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire — trame
(Nom de l'association) — Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire du (date)
Le (date) à (heure), les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire à (lieu), sur convocation du (organe) adressée le (date d'envoi).
L'assemblée est présidée par (Prénom Nom), en qualité de (fonction). (Prénom Nom) est désigné(e) secrétaire de séance.
Quorum. Membres présents : (nombre) ; membres représentés : (nombre) ; total : (nombre) sur (nombre) membres. Le quorum prévu par les statuts étant atteint, l'assemblée peut valablement délibérer.
Première résolution — rapport moral. Après présentation du rapport moral, l'assemblée l'approuve. Pour : (nombre) ; contre : (nombre) ; abstentions : (nombre). La résolution est adoptée.
Deuxième résolution — comptes de l'exercice. Après présentation du rapport financier, l'assemblée approuve les comptes de l'exercice (année) et décide d'affecter le résultat de (montant) € à (affectation). Pour : (nombre) ; contre : (nombre) ; abstentions : (nombre). La résolution est adoptée.
(Résolutions suivantes sur le même modèle.)
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (heure).
Le président de séance, (signature) — Le secrétaire de séance, (signature)
Annexes : feuille de présence, pouvoirs, rapports présentés.
Les erreurs fréquentes
- Rédiger un compte rendu des débats sans indiquer clairement les décisions prises et le résultat des votes.
- Omettre le calcul du quorum, ou le faire sans annexer la feuille de présence et les pouvoirs.
- Mentionner un vote sur un point absent de l'ordre du jour.
- Laisser le procès-verbal non signé, ou signé par des personnes autres que celles prévues par les statuts.
- Tarder à le rédiger : plus le délai s'allonge, plus les votes sont difficiles à retracer.
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Questions fréquentes
Le procès-verbal d'assemblée générale est-il obligatoire ?
Aucune loi ne l'impose expressément aux associations loi 1901, mais il est indispensable en pratique : c'est la preuve écrite des décisions prises. Banque, préfecture, financeurs et administration le réclament régulièrement. Sans PV, une décision d'assemblée est difficile à faire valoir.
Qui rédige et signe le procès-verbal ?
Le procès-verbal est généralement rédigé par le secrétaire de séance et signé par le président et le secrétaire. Certains statuts prévoient d'autres modalités : référez-vous toujours à vos statuts.
Sous quel délai rédiger le PV ?
Il est recommandé de le rédiger dans les jours qui suivent l'assemblée, tant que les échanges sont frais. Le procès-verbal doit ensuite être conservé au moins 5 ans (souvent bien plus, car il retrace la vie de l'association).
Faut-il déposer le PV en préfecture ?
Pas systématiquement. Le PV doit être joint lorsqu'il justifie une démarche : modification des statuts (Cerfa 13972) ou changement de dirigeants (Cerfa 13971), par exemple. Sinon, il reste un document interne à archiver.
Faut-il transmettre le procès-verbal à la préfecture ?
Pas systématiquement. Il accompagne une déclaration de modification (changement de dirigeants avec le Cerfa 13971, modification des statuts avec le Cerfa 13972) lorsqu'il la justifie.
Peut-on délivrer un extrait du procès-verbal ?
Oui. Un extrait certifié conforme, limité à la résolution utile, est souvent demandé par la banque ou un financeur.