Convocation à l'assemblée générale d'association : délai, mentions, modèle
L'essentiel en 30 secondes
- Délai fixé par les statuts ; à défaut, un délai raisonnable, souvent au moins 15 jours.
- Le délai court à compter de l'envoi, pas de la réception.
- Mentions clés : date/heure/lieu, ordre du jour détaillé, quorum, pouvoirs, signature.
- On ne vote que les points inscrits à l'ordre du jour.
Le délai de convocation
Le délai de convocation est d'abord celui prévu par vos statuts. Il n'existe pas de délai légal général pour les associations loi 1901 : lorsque les statuts sont silencieux, il convient de respecter un délai raisonnable, en pratique d'au moins 15 jours, afin que chaque membre puisse prendre connaissance de l'ordre du jour et des documents joints. Ce délai se décompte à partir de la date d'envoi de la convocation, et non de sa réception. Les statuts peuvent prévoir un délai plus long, dépassant rarement un mois.
Les mentions obligatoires
| Mention | Pourquoi |
|---|---|
| Nom de l'association | Identifier l'émetteur |
| Date d'envoi | Prouver le respect du délai |
| Date, heure et lieu précis | Permettre la participation |
| Ordre du jour détaillé | Cadrer les délibérations |
| Conditions de quorum et de vote | Informer sur la validité de l'assemblée et les pouvoirs |
| Signature de l'auteur | Valider la convocation |
L'ordre du jour
L'ordre du jour liste précisément les points soumis à l'assemblée. Sa rédaction est déterminante : l'assemblée ne peut valablement délibérer que sur les points qui y figurent. Une formulation vague (« questions diverses » pour une décision importante) fragilise la décision et peut la rendre annulable. Pour une assemblée générale extraordinaire, joignez le texte précis des modifications de statuts proposées.
Joignez à la convocation les documents utiles au vote (rapports moral, d'activité et financier, projets de résolution). Des membres correctement informés votent en connaissance de cause — et vos décisions sont plus difficilement contestables.
Mode d'envoi et preuve
Le mode d'envoi (courrier, courriel, affichage) est celui prévu par les statuts. Le courriel est valable s'il est autorisé par les statuts ou accepté par les membres. Quel que soit le canal, conservez une preuve de l'envoi et de sa date : c'est elle qui démontre le respect du délai en cas de contestation.
Quorum et pouvoirs
Le quorum est le nombre minimal de membres présents ou représentés pour que l'assemblée délibère valablement. Il est fixé par les statuts (un quart, un tiers, la moitié…). Les statuts prévoient souvent qu'à défaut de quorum, une seconde assemblée est convoquée, avec un quorum réduit ou sans condition de quorum. Précisez également dans la convocation les règles de pouvoir (procuration) et, le cas échéant, de vote à distance.
Modèle de convocation
Adaptez ce modèle à vos statuts : délai, mode d'envoi, quorum et règles de pouvoir en dépendent. Les mentions entre parenthèses sont à compléter.
Convocation à l'assemblée générale ordinaire — modèle
(Nom de l'association)
(Adresse du siège)
(Ville), le (date d'envoi)
Madame, Monsieur, cher membre,
Conformément à l'article (numéro) de nos statuts, vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale ordinaire de l'association, qui se tiendra le (date) à (heure), à (adresse précise).
Ordre du jour :
1. Approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale ;
2. Rapport moral du président et vote ;
3. Rapport d'activité ;
4. Rapport financier, approbation des comptes de l'exercice (année) et affectation du résultat ;
5. Vote du budget prévisionnel (année) ;
6. Fixation du montant de la cotisation ;
7. Renouvellement des membres du conseil d'administration ;
8. Questions diverses (sans vote).
L'assemblée ne peut délibérer valablement que si (quorum prévu par les statuts) des membres sont présents ou représentés. Si vous ne pouvez pas y assister, vous pouvez donner pouvoir à un autre membre à l'aide du formulaire joint (chaque membre ne peut détenir plus de (nombre) pouvoirs).
Vous trouverez en pièces jointes les rapports et les comptes soumis à votre approbation.
Le président, (Prénom Nom), (signature)
Les erreurs fréquentes
- Envoyer la convocation après le délai prévu par les statuts, ou sans pouvoir prouver la date d'envoi.
- Inscrire une décision importante sous « questions diverses » : l'assemblée ne peut valablement voter que sur les points précisément annoncés.
- Oublier une partie des membres à jour de cotisation, ou convoquer des personnes qui n'ont pas la qualité de membre.
- Ne pas joindre les documents sur lesquels les membres vont voter (comptes, rapports, projet de modification des statuts).
- Convoquer une assemblée extraordinaire sans joindre le texte des modifications de statuts proposées.
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Questions fréquentes
Quel est le délai pour convoquer une assemblée générale ?
Le délai est fixé par les statuts. Il n'existe pas de délai légal général : à défaut de précision statutaire, on retient un délai raisonnable, en pratique d'au moins 15 jours avant la date de l'assemblée, pour laisser aux membres le temps de prendre connaissance de l'ordre du jour. Le délai court à compter de l'envoi de la convocation.
Comment envoyer la convocation ?
Le mode d'envoi est celui prévu par les statuts : courrier postal, courriel, ou affichage. L'e-mail est admis s'il est prévu par les statuts ou accepté par les membres. Conservez une preuve de l'envoi et de sa date.
Que doit contenir la convocation ?
Le nom de l'association, la date d'envoi, la date, l'heure et le lieu précis de l'assemblée, l'ordre du jour détaillé, les conditions de quorum et de vote (dont les pouvoirs), et la signature de l'auteur de la convocation.
Peut-on voter un sujet absent de l'ordre du jour ?
Non. L'assemblée ne délibère valablement que sur les points inscrits à l'ordre du jour figurant dans la convocation. Un point insuffisamment précis peut entraîner l'annulation de la décision correspondante.
Peut-on convoquer une assemblée générale par e-mail ?
Oui si vos statuts le prévoient ou si les membres l'ont accepté. Conservez une preuve de l'envoi et de sa date, qui démontre le respect du délai de convocation.
Qui signe la convocation ?
La personne que les statuts désignent, le plus souvent le président ou le secrétaire au nom du conseil d'administration.