Une association loi 1901, ce n'est pas seulement des projets à mener : c'est aussi une assemblée générale chaque année, des comptes à tenir, des reçus fiscaux à délivrer, un bureau à déclarer en préfecture, des statuts à garder à jour et des documents à conserver plusieurs années. Quand ces obligations sont négligées, elles fragilisent l'association face à ses membres, à l'administration et aux financeurs.
La formule Secrétariat de Subventia prend en charge ces tâches, pour les bureaux bénévoles comme pour les associations employeuses. Aucun numéro SIREN n'est nécessaire pour commencer.
Ce que gère le Secrétariat
Conformité et échéances
Score de conformité, calendrier des obligations (AG, comptes, dons, renouvellement du bureau) et rappels par e-mail à J-60, J-30, J-7 et J-1, puis chaque mois tant qu'une échéance reste due.
Reçus fiscaux et dons
Import HelloAsso ou tableur, reçus Cerfa 11580 et 16216 numérotés, envoi aux donateurs et déclaration annuelle des dons. Le module reçus fiscaux
Assemblée générale
Convocation, ordre du jour, feuille de présence, pouvoirs, procès-verbal avec quorum et majorités calculés, rapports annuels. Le kit d'assemblée générale
Préfecture et statuts
Déclaration des dirigeants (Cerfa 13971), modification des statuts (Cerfa 13972), convention pluriannuelle d'objectifs, courrier à la banque et générateur de statuts.
Comptabilité
Saisie simple en partie double, compte de résultat, bilan simplifié, exports CSV et FEC. Le module comptabilité
Vie quotidienne
Demandes de buvette et de salle municipale, déclaration de manifestation et attestations d'adhésion.
Documents et pièces
Déposez vos bilans et relevés : leurs chiffres enrichissent vos documents générés et vos dossiers de financement.
Coffre-fort
Vos pièces sensibles archivées avec les durées de conservation légales, retrouvables en cas de contrôle.
Comment ça marche
- Créez votre espace. Nom de l'association et adresse e-mail suffisent : pas de SIREN demandé pour le Secrétariat.
- Complétez le profil. Bureau, date de l'exercice, dates de votre dernière AG : le calendrier de conformité se construit à partir de ces informations.
- Générez et suivez. Produisez vos documents au moment voulu, recevez les rappels avant chaque échéance et retrouvez tout dans le coffre-fort.
Tenir le secrétariat à la main ou avec Subventia
| Étape | À la main | Avec Subventia |
|---|---|---|
| Ne rien oublier | Agenda du président, mémoire du bureau | Calendrier de conformité et rappels par e-mail |
| Préparer l'AG | Modèles retouchés chaque année | Documents générés depuis les paramètres de l'AG |
| Délivrer les reçus | Formulaire rempli don par don | Reçus en série, numérotés et envoyés |
| Déclarer un changement | Cerfa à télécharger et remplir | Cerfa 13971 ou 13972 pré-rempli |
| Archiver | Classeurs et dossiers partagés | Coffre-fort avec durées de conservation |
Un premier document offert
À l'inscription, vous pouvez générer gratuitement un document au choix : convocation d'assemblée générale avec son pouvoir, procès-verbal de réunion de conseil d'administration ou de bureau, attestation d'adhérent, demande de buvette ou demande de salle municipale.
Pourquoi c'est important pour vos financements. Une AG à jour, des comptes en ordre et un bureau correctement déclaré en préfecture sont les pièces qu'un financeur (mairie, département, fondation) vérifie avant d'accorder une subvention. Tenir son secrétariat, c'est aussi préparer ses financements.
Tarifs
La formule Secrétariat couvre la vie administrative de l'association. La formule Pro y ajoute la recherche de financements et la génération des dossiers, jusqu'à 5 accès.
- Reçus fiscaux et déclaration des dons
- Kit d'assemblée générale
- Préfecture et statuts
- Comptabilité
- Conformité, rappels et coffre-fort
- Recherche illimitée de subventions et de mécènes
- Génération des dossiers
- Budgets prévisionnels et lettres de motivation
- Suivi des dossiers
- Comptabilité
- Tout Essentiel et tout Secrétariat
- Jusqu'à 5 accès
- Alertes et métriques
- Conventions de mécénat
- Support prioritaire
Paiement par prélèvement SEPA ou carte bancaire. Un devis PDF au nom de votre association peut être généré depuis votre espace pour le faire valider par le bureau. Comparer les formules.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la formule Secrétariat de Subventia ?
C'est l'ensemble des outils qui gèrent la vie administrative et légale d'une association loi 1901 : conformité et calendrier des obligations, assemblée générale, reçus fiscaux, préfecture et statuts, comptabilité, coffre-fort.
Le Secrétariat est-il inclus dans les formules Essentiel et Pro ?
Le Secrétariat est disponible seul à 190 € TTC par an ou 25 € par mois. La formule Essentiel (300 € TTC par an) couvre les financements, avec la comptabilité. La formule Pro (490 € TTC par an) réunit les deux.
Faut-il un numéro SIREN ?
Non. Le nom de l'association et une adresse e-mail suffisent pour créer l'espace Secrétariat. Le SIREN n'est demandé que pour la recherche de financements.
Faut-il des compétences juridiques pour l'utiliser ?
Non. Chaque document est pré-rempli à partir des informations de votre association et porte la mention qu'il doit être validé par elle : vous vérifiez, complétez et signez.
Mes documents sont-ils conservés en sécurité ?
Oui. Les pièces sensibles sont archivées dans un coffre-fort avec les durées de conservation légales, et les données sont hébergées en France.
Pour aller plus loin
Reprenez la main sur votre administratif
Créez l'espace de votre association sans SIREN et générez votre premier document : il vous est offert.
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