Feuille de présence d'assemblée générale : modèle et rôle
L'essentiel en 30 secondes
- La feuille de présence prouve qui était présent ou représenté à l'assemblée.
- Elle sert à vérifier le quorum et à sécuriser les votes.
- Chaque membre émarge ; les pouvoirs sont recensés.
- À conserver avec le procès-verbal (au moins 5 ans).
À quoi sert la feuille de présence
La feuille de présence (ou feuille d'émargement) recense les membres qui participent à l'assemblée générale, en personne ou représentés par un pouvoir. Elle a une double fonction : établir la preuve de la participation et permettre le calcul du quorum. Annexée au procès-verbal, elle rend les décisions de l'assemblée plus difficilement contestables et rassure les financeurs et la banque sur la régularité de vos délibérations.
Ce qu'elle contient
| Colonne / mention | Détail |
|---|---|
| En-tête | Nom de l'association, type d'assemblée (ordinaire / extraordinaire), date et lieu |
| Nom et prénom | Chaque membre convoqué |
| Qualité | Membre, membre du bureau, invité, etc. |
| Présent / représenté | Case cochée ; pour un représenté, le nom du mandataire |
| Signature | Émargement du membre présent |
| Récapitulatif | Total présents + total représentés = nombre de votants |
Présents et représentés : le calcul du quorum
Le quorum est le nombre minimal de membres requis pour délibérer, fixé par les statuts. La feuille de présence permet de l'établir sans contestation : on additionne les membres présents et les membres représentés par pouvoir. Si ce total atteint le quorum, l'assemblée délibère valablement ; sinon, une seconde assemblée est convoquée selon les règles prévues par les statuts.
Numérotez et centralisez les pouvoirs, et reportez-les sur la feuille de présence. En cas de contrôle ou de contestation, l'ensemble « convocation + feuille de présence + procès-verbal » forme le dossier complet et incontestable de votre assemblée.
Conservation
Conservez la feuille de présence avec le procès-verbal de la même assemblée, au minimum 5 ans. Elle complète la convocation et le procès-verbal pour documenter la vie statutaire de l'association.
Modèle de feuille de présence
Préparez la feuille avant la séance à partir de la liste des membres à jour de cotisation, et faites-la émarger à l'entrée. Les pouvoirs reçus sont recensés sur la même feuille.
Feuille de présence — assemblée générale ordinaire du (date)
(Nom de l'association) — (lieu de la réunion)
| N° | Nom et prénom du membre | Présent (signature) | Représenté par | Signature du mandataire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | (Nom Prénom) | |||
| 2 | (Nom Prénom) | (Nom du mandataire) | ||
| 3 | (Nom Prénom) |
Nombre de membres convoqués : (nombre) — présents : (nombre) — représentés : (nombre) — total des voix : (nombre).
Arrêtée par le président et le secrétaire de séance, qui signent : (signatures).
Le récapitulatif en bas de feuille sert directement au calcul du quorum, reporté ensuite dans le procès-verbal.
Les erreurs fréquentes
- Laisser signer des personnes qui ne sont pas membres, ou des membres qui ne sont pas à jour de cotisation si vos statuts l'exigent pour voter.
- Accepter plus de pouvoirs par mandataire que ce que prévoient les statuts ou le règlement intérieur.
- Oublier d'arrêter et de signer le récapitulatif en fin d'émargement.
- Ranger la feuille à part : elle doit rester annexée au procès-verbal de la même assemblée.
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Questions fréquentes
La feuille de présence est-elle obligatoire ?
Aucun texte ne l'impose expressément aux associations loi 1901, mais elle est fortement recommandée : c'est elle qui prouve la présence des membres et permet de vérifier le quorum. Sans feuille de présence, une décision peut être contestée si le quorum n'est pas démontré.
Comment la feuille de présence sert-elle à calculer le quorum ?
Elle recense les membres présents et les membres représentés (par pouvoir). En additionnant les deux, on obtient le nombre de votants, que l'on compare au quorum fixé par les statuts pour savoir si l'assemblée peut délibérer valablement.
Faut-il conserver la feuille de présence ?
Oui, avec le procès-verbal de l'assemblée. Comme les convocations et les PV, elle se conserve au moins 5 ans — en pratique aussi longtemps que le procès-verbal auquel elle se rattache.
La feuille de présence doit-elle être signée par chaque membre ?
Chaque membre présent émarge. Pour un membre représenté, on indique le nom du mandataire, qui signe à son tour, et l'on conserve le pouvoir écrit.
Comment faire pour une assemblée en visioconférence ?
Si vos statuts l'autorisent, établissez la liste des participants connectés et conservez une trace de leur identification ; le procès-verbal précise le mode de réunion.