CERFA 12156 : Comment Remplir le Formulaire de Demande de Subvention
Le formulaire CERFA 12156 (actuellement en version 12156*06) est le document officiel pour les demandes de subvention auprès des administrations publiques. Utilisé par les mairies, départements, régions et services de l'État, sa maîtrise est essentielle pour tout responsable associatif.
Présentation du CERFA 12156
Le CERFA 12156 est composé de 5 rubriques principales et de plusieurs annexes. Il peut être utilisé pour une demande de subvention de fonctionnement ou pour un projet spécifique.
Le formulaire est disponible sur service-public.fr en version PDF remplissable. Attention à toujours utiliser la dernière version à jour (actuellement 12156*06).
Selon les financeurs, le CERFA peut être :
- Obligatoire : certaines collectivités l'exigent
- Facultatif : remplacé par un formulaire propre au financeur
- Dématérialisé : intégré dans Le Compte Asso ou une plateforme en ligne
Rubrique 1 : Identification de l'association
- Nom de l'association : tel qu'il figure dans les statuts
- Sigle : s'il existe
- Objet social : résumé de l'activité (tel que dans les statuts)
- Adresse du siège : adresse officielle
- Téléphone et email : de préférence ceux du président ou du bureau
- Site internet : si vous en avez un
- Numéro RNA : W + 9 chiffres (attribué par la préfecture)
- Numéro SIRET : 14 chiffres (si l'association en dispose)
- Code APE : code activité INSEE
- Agréments : numéros et dates d'obtention
Identité complète du président (ou de la personne habilitée) : nom, prénom, fonction, coordonnées.
Vérifiez que toutes les informations correspondent exactement à vos statuts déposés et à votre déclaration en préfecture. Toute incohérence peut retarder l'instruction.
Rubrique 2 : Budget de l'association
Cette rubrique présente la situation financière globale de votre association, indépendamment du projet pour lequel vous demandez la subvention.
- Budget prévisionnel de l'exercice en cours
- Dernier budget réalisé (compte de résultat approuvé)
- Ressources humaines : nombre de salariés ETP, bénévoles actifs
- Cotisations : montant et nombre d'adhérents
- Subventions déjà obtenues : liste des principaux financeurs publics
Les montants doivent correspondre à vos comptes approuvés en assemblée générale. Le financeur peut demander des justificatifs.
Rubrique 3 : Présentation du projet
C'est le cœur de votre demande. Cette rubrique décrit le projet ou l'action pour lequel vous sollicitez la subvention.
- Intitulé du projet : un titre clair et parlant
- Description : objectifs, actions concrètes, méthodologie
- Public visé : qui sont les bénéficiaires ?
- Territoire : lieu(x) de réalisation
- Calendrier : dates de début et fin, étapes clés
- Partenaires : autres structures impliquées
- Résultats attendus : indicateurs de réussite
L'espace prévu dans le CERFA est limité. N'hésitez pas à joindre une note de présentation détaillée en annexe pour développer votre projet.
Rubrique 4 : Budget du projet
Le budget prévisionnel du projet doit être équilibré (dépenses = recettes) et présenter l'ensemble des coûts et des financements prévus.
- Charges directes : personnel dédié au projet, achats, prestations
- Charges indirectes : quote-part des frais de structure
- Contributions volontaires : bénévolat, mises à disposition gratuites
- Subvention demandée au financeur concerné
- Autres subventions : accordées, sollicitées ou à solliciter
- Ressources propres : autofinancement, recettes d'activité
- Contributions volontaires : en miroir des dépenses
Total des dépenses = Total des recettes. Un budget déséquilibré entraîne le rejet automatique de la demande.
Rubrique 5 : Attestation et signature
Cette rubrique contient les engagements de l'association et la signature du représentant légal.
- Exactitude des informations fournies
- Régularité de la situation fiscale et sociale
- Engagement à informer le financeur de tout changement
- Engagement à fournir un compte-rendu financier
La signature du représentant légal (généralement le président) est obligatoire. Elle peut être manuscrite ou électronique selon les exigences du financeur.
Pièces à joindre au CERFA
Le CERFA doit être accompagné de pièces justificatives. La liste varie selon les financeurs, mais les documents suivants sont généralement demandés :
Pièces obligatoires
- Statuts de l'association (dernière version)
- Liste des dirigeants (bureau et conseil d'administration)
- Récépissé de déclaration en préfecture (ou extrait RNA)
- Relevé d'identité bancaire (RIB)
- Dernier rapport d'activité
- Derniers comptes approuvés (bilan et compte de résultat)
- PV de la dernière AG approuvant les comptes
Pièces liées au projet
- Note de présentation détaillée du projet
- Budget prévisionnel détaillé
- Devis pour les dépenses importantes
- Lettres d'engagement des partenaires
- Planning de réalisation
Erreurs à éviter
1. Budget déséquilibré
L'erreur la plus fréquente et la plus rédhibitoire. Vérifiez trois fois que Total Dépenses = Total Recettes.
2. Informations incohérentes
Les données du CERFA doivent correspondre aux statuts, au RNA, et aux comptes approuvés. Toute incohérence éveille la méfiance de l'instructeur.
3. Formulaire incomplet
Ne laissez aucune case vide. Si une rubrique ne vous concerne pas, indiquez "Néant" ou "Sans objet".
4. Pièces manquantes ou obsolètes
Vérifiez que vos statuts et votre liste de dirigeants sont à jour. Des documents périmés retardent l'instruction.
5. Signature manquante
Un formulaire non signé par le représentant légal est juridiquement invalide.
Simplifiez vos demandes de subvention
SubventIA vous aide à préparer les documents qui accompagnent votre CERFA : lettre de motivation personnalisée, budget prévisionnel équilibré, note de présentation du projet.
Essayer SubventIAEn résumé
Le CERFA 12156 est un document standardisé qui demande rigueur et précision. Prenez le temps de rassembler tous vos documents administratifs avant de le remplir, vérifiez la cohérence des informations, et surtout assurez-vous que votre budget est parfaitement équilibré.
Un CERFA bien rempli et complet facilite considérablement le travail de l'instructeur et augmente vos chances d'obtenir la subvention demandée.